Chi phí hội thảo là một phần thiết yếu trong kế hoạch tổ chức mà tất cả các doanh nghiệp quan tâm. Để tạo nên một bản chi phí đầy đủ cho các hạng mục, đơn vị tổ chức cần lựa chọn và so sánh kĩ càng nhằm tối ưu ngân sách nhất. Vậy đó là những hạng mục nào và được phân bổ chi tiết ra sao, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Lux Event. Hội thảo là gì? Hội thảo được hiểu đơn giản là một cuộc thảo luận với quy mô lớn giữa những người có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó. Hội thảo được tổ chức tại một địa điểm trang trọng và rộng lớn với thời gian đã được định trước. Ở đó khách mời tham gia sẽ cùng nhau tranh luận, chia sẻ về một vấn đề nào đó nhằm tìm ra phương hướng chung để giải quyết và rút kinh nghiệm cho doanh nghiệp. Các loại hội thảo phổ biến hiện nay - Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức marketing hữu hiệu mà các doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Đến đây, khách hàng sẽ được tiếp cận và sử dụng trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp. Chính vì vậy qua cuộc họp hội thảo, doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin và quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng tiềm năng. - Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Ở đó những cá nhân, tổ chức của doanh nghiệp sẽ có cơ hội chia sẻ hoặc lắng nghe thêm nhiều kinh nghiệm từ những đối tác để cùng nhau phát triển và khắc phục những thiếu sót đang tồn tại. Bên cạnh đó, họ còn trao đổi và trò chuyện về những khía cạnh khác của cuộc sống. - Hội thảo chuyên ngành: Với mục đích nhằm thảo luận về những tiến bộ của ngành nghề mà các chuyên gia sẽ bàn bạc để cùng đưa ra những ý kiến thống nhất với nhau. Nhờ có cuộc hội thảo này mà lĩnh vực đó sẽ có những bước tiến nhất định. Các hạng mục chi phí trong tổ chức Doanh nghiệp cần dựa vào ngân sách, mục đích cũng như quy mô của hội thảo để phân bổ các chi phí sao cho phù hợp. 1. Chi phí thuê địa điểm Tùy theo tính chất, quy mô của hội thảo mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các địa điểm tổ chức tối ưu nhất. Bên cạnh các phòng họp hay phòng hội nghị của công ty có quy mô lớn bạn có thể tự cân nhắc và lựa chọn một số địa điểm để thuê sao cho phù hợp với sự kiện. Trước khi tiến hành thuê, bạn cần lưu ý khảo sát và tìm hiểu trước các thông tin liên quan đến chất lượng hội thảo như : - Không gian tổ chức có rộng rãi, thoải mái hay không? - Các dịch vụ đi kèm như máy chiếu, giấy, bút, nước uống…, - Vị trí có thuận tiện để di chuyển giữa các điểm không? - Chất lượng phục vụ có đảm bảo không? Tuy nhiên, khi ký hợp đồng bạn sẽ phải đặt cọc trước một khoản nhất định để giữ chỗ, chiếm khoảng 1/3 tổng chi phí chung. Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán số tiền còn lại để tất toán hợp đồng. Đồng thời mục chi phí này cũng sẽ thay đổi theo thời điểm và mức giá hiện hành. 2. Chi phí trang trí Trang trí cho sự kiện là một phần không thể thiếu được nhằm tăng tính thẩm mỹ và gây ấn tượng cho khách mời. Các hạng mục chủ yếu của hội thảo như banner, backdrop,sân khấu, thảm đỏ, thiếp mời, cổng hơi, hoa trang trí… Doanh nghiệp có thể thuê riêng từng đầu mục ở các đơn vị cung cấp khác nhau, tuy nhiên nếu lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện cung cấp trọn gói các dịch vụ sẽ có mức giá ưu đãi hơn. Bên cạnh đó, các mục cần được décor theo một phong cách và màu sắc đặc trưng nhất định phù hợp với hội thảo, không cần quá lòe loẹt hay cầu kì. 3. Chi phí nhân sự - Chi phí thuê MC: Chi phí của người dẫn chương trình sẽ phụ thuộc chủ yếu vào kinh nghiệm và kỹ năng của họ. Với những MC đã dẫn nhiều sự kiện chuyên nghiệp có khả năng xử lý tình huống tốt chắc chắn sẽ có mức phí cao hơn so với MC mới hoặc chưa nhiều kinh nghiệm. - Chi phí thuê nhân sự chạy sự kiện: Đối với các hội thảo không thuê trọn gói từ đơn vị tổ chức thì sẽ mất thêm một khoản phí để thuê các nhân sự chạy sự kiện ở bên ngoài. Bộ phận này sẽ gồm các nhân lực thuộc giám sát, setup, hậu cần,.. cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để tạo nên tính thống nhất cho sự kiện. Nếu doanh nghiệp có sẵn nhân sự đảm nhiệm và phụ trách được công việc thì nên tận dụng để giảm bớt chi phí và đảm bảo hiệu quả cao hơn so với thuê người bên ngoài. - Chi phí thuê ca sĩ, vũ đoàn, diễn giả: Dựa vào giới tính, độ tuổi và sở thích của đối tượng khách mời mà doanh nghiệp có thể thuê ca sĩ và ban nhạc thích hợp. Đặc biệt diễn giả là người đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chủ đề của sự kiện. Do đó, bạn cần tìm hiểu các diễn giả nổi tiếng và có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn và uy tín. - Ngoài ra, nhân sự phục vụ còn gồm các đối tượng khác như PG, lễ tân, bộ phận an ninh, nhân viên phục vụ tiệc… 4. Chi phí thuê thiết bị Thiết bị là thành phần bắt buộc phải có để làm nên sự thành công và trọn vẹn của chương trình. Nếu địa điểm tổ chức ở khách sạn, trung tâm hội nghị… thì sẽ có sẵn các thiết bị ngay tại phòng hội thảo như máy chiếu, màn hình led, loa, mic… Chi phí của các thiết bị này đã được tính vào chi phí chung của địa điểm nên bạn không cần trả thêm cho mục này. Ngoài ra, với các địa điểm chưa được trang bị sẵn bạn có thể thuê các thiết bị từ bên ngoài như âm thanh, ánh sáng hỗ trợ hoặc cả dịch vụ Media để quay chụp sự kiện. Nếu hội thảo được tổ chức ở ngoài trời, bạn cần có kế hoạch và kinh phí thuê bàn ghê, bạt che,… phòng khi thời tiết không được thuận lợi. 5. Chi phí đặt tiệc Trong hội thảo sẽ có khoảng thời gian giải lao để các khách mời trò chuyện và thưởng thức bữa nhẹ hay còn gọi là tiệc teabreak. Tiệc trà này sẽ gồm các loại bánh ngọt, nước ép, café, đồ ăn nhẹ như kem, thạch,… Các món này sẽ được setup trên kệ hoặc vào từng cốc theo phần riêng biệt hấp dẫn để khách mời có thể dễ dàng lựa chọn tùy theo sở thích của mình. Dựa vào ngân sách và mục đích của hội thảo mà doanh nghiệp sẽ chọn các combo theo set bánh trà phù hợp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm mới, họ có thể mô phỏng hình ảnh đó lên trên những chiếc bánh hoặc qua những viên socola màu sắc bắt mắt nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng. 6. Chi phí quà tặng Để cảm ơn sự tham gia và thể hiện sự chuyên nghiệp, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay sẽ dành một khoản chi riêng cho các món quà dành tặng khách hàng trước khi kết thúc chương trình. Món quà cần đảm bảo không quá cồng kềnh, ý nghĩa thiết thực và thể hiện được thông điệp mà hội thảo muốn hướng đến. 7. Chi phí phát sinh Bên cạnh các chi phí cố định như trên, trong quá trình diễn ra hội thảo sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí không thuộc trong dự trù sẵn khi có sự cố xảy ra. Ví dụ như thiết bị hỏng sẽ mất thêm một khoản tiền thuê thiết bị khác. Do đó, trong bảng báo giá chi phí chung cần kèm theo một hạng mục chi phí cho rủi ro để kịp thời ứng phó và không làm cháy timeline của chương trình. LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp Để tiết kiệm tối đa các chi phí cho hội thảo, thay vì thuê các đơn vị cung cấp khác nhau bạn nên chọn một đơn vị tổ chức uy tín có đầy đủ các dịch vụ cần thiết. Hiểu được tầm quan trọng của hội thảo mà các doanh nghiệp mong đợi, Lux Event luôn không ngừng nỗ lực để phát triển và phục vụ tốt nhất. Là một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp đứng đầu tại Hà Nội, chúng tôi cam kết sẽ là đối tác đồng hành đáng tin cậy và đem đến cho doanh nghiệp chất lượng phục vụ tốt nhất. Lấy trải nghiệm của khách hàng làm “kim chỉ nam”, LuxEvent luôn cập nhật và xây dựng những kịch bản, ý tưởng mới lạ độc đáo đem lại những dịch vụ tuyệt vời nhất. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiệt huyết, dày dặn kinh nghiệm cũng là một điểm cộng lớn đối với khách hàng của chúng tôi. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất với chi phí vô cùng ưu đãi cho các dịch vụ. >>Nguồn: https://luxevent.net/chi-phi-to-chuc-hoi-thao/
