Tất tần tật về mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện từ A - Z chi tiết nhất 2023

Kế hoạch tổ chức sự kiện là chìa khóa dẫn đến thành công giúp cho mọi chương trình sự kiện có tiếng vang, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng mạnh mẽ đến khách tham dự. Hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang loay hoay về cách thức lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch tổ chức sự kiện diễn ra một cách thành công, dưới đây, LuxEvent sẽ chia sẻ kinh nghiệm và các bước lên kế hoạch chi tiết đơn giản và nhanh nhất!



Ý nghĩa của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc lập kế hoạch để chuẩn bị cho một chương trình sự kiện là bước đi vô cùng quan trọng để mang đến thành công lớn cho doanh nghiệp. Với nhiều ý nghĩa của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện mang lại:

• Giúp bạn nắm bắt được tiến độ và thời gian để triển khai, chuẩn bị thực hiện các đầu hạng mục trước khi sự kiện diễn ra
  
  
• Giúp bạn hình dung nắm bắt chi tiết về hệ thống các công việc để phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực
  
  
• Phân rõ nhiệm vụ trách nhiệm của từng cá nhân,bộ phận
  
  
• Nắm bắt được các sự cố phát sinh để đưa ra biện pháp đề phòng nhằm khắc phục sự cố và chủ động hơn khi gặp mọi vấn đề rủi ro
  

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Để chương trình sự kiện diễn ra thành công thuận lợi bạn cần chuẩn bị kỹ về kịch bản, xây dựng kế hoạch tổ chức một cách chi tiết nhất

1. Xác định hình thức tổ chức sự kiện
Với mỗi quy mô tổ chức có mục đích, ý nghĩa khác nhau kể đến: lễ khai trương, tri ân khách hàng, họp báo ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm. Bạn cần nắm rõ được sự kiện tổ chức này là gì trước khi bắt tay vào lập kế hoạch sự kiện. Một trong những bước quan trọng giúp bạn định hướng được các hạng mục cần phải làm gì tiếp theo

2. Xác định mục tiêu và kết quả đạt được
Sau khi xác định được hình thức tổ chức bước quan trọng tiếp theo trong việc lên kế hoạch đó là phải xác định được mục tiêu để tổ chức sự kiện. Khi mà đã xác định được mục tiêu từ đó bạn có thể xây dựng được chủ đề, ý tưởng, kịch bản chương trình. Trong lúc này trong đầu bạn sẽ xuất hiện vô vàn câu hỏi đặt ra:

• Tại sao phải tổ chức chương trình sự kiện này?
  
  
• Sự kiện diễn ra để chuẩn bị cho dịp gì?
  
  
• Sự kiện hướng đến đối tượng nào?
  
  
• Thông điệp, ý nghĩa người tham gia nhận được?

Mỗi một sự kiện khi kết thúc hoàn chỉnh, thành công khi bạn xác định được mục tiêu và mang lại kết quả từ đó giúp cho doanh nghiệp phát triển, quảng bá được hình ảnh rộng rãi.



3. Xác định số lượng người tham gia, thời gian địa điểm tổ chức
Với mỗi quy mô chương trình sự kiện diễn ra sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp. Địa điểm được chọn thường là vị trí trung tâm, dễ di chuyển, tránh gây cản trở giao thông, đảm bảo về vấn đề an ninh. Về thời gian bạn nên cân nhắc vào cuối tuần, tránh bị trùng các sự kiện khác

4. Lên ý tưởng, chủ đề sự kiện
“Linh hồn” của mỗi chương trình sự kiện chính là lên ý tưởng và chủ đề. Sự kiện có diễn ra thành công vang đội hay không chính là nhờ vào ý tưởng có mới mẻ, sáng tạo, lôi cuốn khách tham dự không? Để sự kiện diễn ra chỉnh chu thành công nhất bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Ý tưởng và chủ đề thật sự ấn tượng
  
  
• Phù hợp với khách tham dự
  
  
• Làm nổi bật sản phẩm thương hiệu, dịch vụ của doanh nghiệp
  
  
• Truyền tải thông điệp sâu sắc của chương trình
  

5. Xây dựng kịch bản và timeline chương trình
Kịch bản sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý, quan tâm từ khách hàng. Mỗi một kịch bản khi được xây dựng sẽ có tính chất và mục đích hoàn toàn khác nhau, bên cạnh đó sẽ là timeline chi tiết của từng đầu mục cho khách hàng dễ theo dõi.


Khi xây dựng kịch bản chương trình sự kiện bạn phải chuẩn bị sẵn hai loại kịch bản đó là: kịch bản chi tiết và kịch bản tổng quát

• Kịch bản chi tiết: đến từ Mc của chương trình, vì thế bạn nên cân nhắc kỹ khi lựa chọn một Mc có dày dặn kinh nghiệm và khả năng dẫn dắt khách mời một cách tự nhiên chân thật nhất. Họ là những người thay mặt doanh nghiệp mang thông điệp truyền tải đến mọi người một cách ngắn gọn, dễ hiểu bằng ngôn từ trau chuốt, khéo léo.
  
  
• Kịch bản tổng quát: là các đầu mục nội dung chính xuất hiện trong chương trình đi kèm là thời gian cụ thể chi tiết cho mỗi phần. Những nội dung trong kịch bản tổng quát sẽ bao gồm: nội dung, thời gian, phân công nhân sự hỗ trợ, đạo cụ cần thiết,..
  

6. Lên danh sách khách mời
Khách mời là nhân tố quan trọng giúp buổi sự kiện trở nên thành công rực rỡ. Bạn cần phải nắm bắt được toàn bộ danh sách khách tham dự để thể hiện sự chuyên nghiệp chu đáo của công ty đối với khách mời ở đây cũng có thể là đối tác: vị trí chỗ ngồi, quà tặng, thực đơn,.. Khách tham dự luôn là yếu tố hàng đầu mà các doanh nghiệp ngày một quan tâm, cần được phân loại sau:

• Lên danh sách khách mời trước khi sự kiện diễn ra 2-3 ngày để sắp xếp vị trí
  
  
• Xác định đối tượng tham dự: khách hàng, đối tác, nhà phân phối, cung cấp, nhà tài trợ
  
  
• Gửi thư cảm ơn, sắp xếp quà tặng, quà lưu niệm sau khi sự kiện kết thúc
  

7. Chuẩn bị dụng cụ, thiết kế hình ảnh, backdrop
Các tư trang thiết bị cần được chuẩn bị để góp phần tạo cho bầu không khí, không gian của sự kiện thêm sinh động:

Hình ảnh chương trình: poster, banner, thư mời,.. the concept của sự kiện

Thiết kế sân khấu: sân khấu, thảm đỏ, backdrop

Âm thanh ánh sáng: màn hình máy chiếu, leon, đèn led

Nhân sự: Mc sự kiện, ca sĩ, ban nhạc, PG, vũ đoàn,...



8. Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Một chương trình sự kiện diễn ra mà không có kế hoạch truyền thông mạnh mẽ thì cũng không được gọi là thành công vang dội. Bạn cần phải xác định đầy đủ được thông tin sự kiện để có thể xây dựng được chiến lược truyền thông mạnh mẽ

• Mục tiêu chương trình hướng đến
  
  
• Đối tượng hướng đến
  
  
• Thông điệp của việc truyền thông sự kiện
  
  
• Truyền tải thông điệp qua các kênh: mạng xã hội, thư mời,..
  

9. Dự trù chi phí
Các sự kiện diễn ra dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng cần phải dự trù chi phí. Bạn cần nắm rõ được chi phí tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, lên danh sách những đồ thiết yếu cần mua để xây dựng bảng chi tiêu một cách hợp lý tránh gây lãng phí qua đó cũng để lại ấn tượng, sự chuyên nghiệp với khách hàng

10. Lên phương án dự phòng
Mỗi chương trình chúng ta không thể chắc chắn 100% là sẽ không có trường hợp rủi ro thậm chí có thể xuất hiện bất kỳ lúc nào. Chính vì vậy, bạn luôn cần chuẩn bị cho mình một phương án dự phòng phù hợp để chuẩn bị cho mọi tình huống phát sinh xảy ra.

11. Xác định tiến độ thực hiện
Ở bước này rất cần thiết và không nên bỏ qua. Sau khi hoàn thành hết các kịch bản ý tưởng kế hoạch sẽ bắt đầu chạy thử chương trình, quá trình này sẽ giúp ta phát hiện được vấn đề xảy ra và kịp thời tìm phương án thay thế. Cần phải kiểm tra các hạng mục sau:

• Giấy phép đăng ký tổ chức sự kiện
  
  
• Địa điểm tổ chức
  
  
• Danh sách khách tham dự
  
  
• Các trang thiết bị sự kiện: backdrop, âm thanh, ánh sáng,...
  
  
• Nhân sự hỗ trợ
  

12. Đánh giá kết quả
Sau khi chương trình sự kiện diễn ra thành công, chúng ta sẽ gửi phiếu đánh giá đến những người tham gia. Nhận được góp ý, đánh giá của khách hàng để nâng cao phát triển doanh nghiệp ngày một đi lên



Bảng lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Stt

Thời gian

Nội dung

Chi tiết

Hỗ trợ

1

30 phút

Đón tiếp khách

Hướng dẫn khách đến khu vực để xe

Bảo vệ

Đón khách tại cổng

Lễ tân

Đưa khách đến vị trí chỗ ngồi

Media

Hướng dẫn chụp ảnh với backdrop


2

15 phút

Khai mạc

Lời chào của Mc

Mc

Lý do tổ chức sự kiện này

Ca sĩ, vũ đoàn

PG

Giới thiệu đơn vị, khách mời, đối tác tham gia buổi lễ

Âm thanh,ánh

sáng

Tiết mục văn nghệ mở màn


3

90 phút

Nội dung chính

Cùng mọi người có mặt trong buổi sự kiện tham gia trao đổi, thảo luận

Mc , khách mời

diễn giả

4

15 phút

Giải lao

Tham gia tiệc teabreak

Phục vụ, lễ tân

5

40 phút

Đề xuất giải

pháp

Cùng diễn giả tham gia giải đáp

Mc, diễn giả

6

15 phút

Tổng kết

Tổng kết lại toàn bộ vấn đề

Mc, diễn giả

7

15 phút

Bế mạc

Mc thông báo bế mạc, cảm ơn và chào tạm biệt khách mời

Mc, diễn giả

8


Thu dọn

Tặng quà

Lễ tân

Tiễn khách ra về

Thu dọn dụng cụ, dọn dẹp hội trường


LuxEvent - Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent - Công ty tổ chức các chương trình sự kiện chuyên nghiệp uy tín hàng đầu tại khu vực miền Bắc. Với kinh nghiệm dày dặn nhiều năm trên lĩnh vực này chúng tôi tự tin sẽ mang tới trải nghiệm mới mẻ, thú vị đến khách hàng. Bên cạnh đó cùng với đội ngũ nhân sự không ngừng nỗ lực sáng tạo, học hỏi luôn biết được tầm quan trọng của vấn đề mang đến thành công trong các chương trình sự kiện.

Bài viết trên là những thông tin mà LuxEvent chia sẻ đến bạn về mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện. Mong những thông tin chúng tôi mang đến đem lại sự hữu ích hỗ trợ trải nghiệm khách hàng một cách tốt nhất. Hãy nhanh tay nhấc máy kết nối với với LuxEvent để biết thêm thông tin chi tiết!

>>Nguồn: https://luxevent.net/ke-hoach-to-chuc-su-kien/